Künstliche Intelligenz in der Technischen Dokumentation

von Ulrike Parson am 20. Februar 2023

Oder: Würde ChatGPT bei uns einen Job als Redakteurin bekommen?

Zugehörige Leistung: Künstliche Intelligenz für die Technische Dokumentation

KIs waren bislang dafür bekannt, Bilder zu erkennen, als Chatbots Fragen zu beantworten oder Texte zu durchsuchen. Aber mit ChatGPT gibt es zum ersten Mal eine ernstzunehmende KI-Anwendung, mit der Texte erzeugt werden können. Was taugt eine Künstliche Intelligenz wie ChatGPT für die technische Dokumentation und was bedeutet sie für unseren Beruf als Technische Redakteur:innen?

Mir ist es gelungen ist, trotz des Andrangs auf ChatGPT ein paar Fragen an die KI loszuwerden. In diesem Blogartikel fasse ich erste Eindrücke und Rechercheergebnisse zusammen, er erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

ChatGPT im Praxistest: Die KI plant und schreibt Technische Dokumentation

Es gibt einige Standardaufgaben, die Technische Redakteur:innen ständig erledigen. Ich habe einige dieser Standardaufgaben mithilfe von ChatGPT gelöst. Alle Aufgaben und Antworten sind in Screenshots festgehalten und werden am Ende des Beitrags in Textform ausgespielt.

Aufgabe 1: Unstrukturierten Input in Handlungsanweisung umarbeiten.

Technische Redakteur:innen verwenden oft Input aus der Entwicklung, um strukturierte, sprachlich und textlich korrekte Handlungsanweisungen zu verfassen. So schreibt ChatGPT einen unstrukturierten Input um:

ChatGPT Test Text in Handlungsanweisung umschreiben — Aufgabe 1 für ChatGPT: "Restructure this text into a step-by-step instruction" und das Ergebnis

Bewertung: Gute Überarbeitung. Der Schritt zum Abmelden der Benutzer ist an der sachlogisch richtigen Stelle eingeordnet. Als Technische Redakteurin hätte ich jedoch einen Warnhinweis vor den Schritten verwendet.

Aufgabe 2: Welche Topics soll ich schreiben?

Wenn eine völlig neue Dokumentation entsteht, weiß man oft gar nicht, wo man anfangen soll. Welche Inhalte muss ich erstellen, was muss ich alles erklären? Auch hier kann man ChatGPT befragen:

ChatGPT Test TechnischeKommunikation Frage — Aufgabe 2 für ChatGPT: "Give me a list of topics ..." und die Antwort

Bewertung: Wenn man eine vergleichbare Software dokumentieren muss, ist das eine gute Grundlage für die Content-Planung.

Aufgabe 3: Inhalt erstellen

Die Aufgabe, die dokumentiert werden soll, steht fest. Jetzt geht es an das Erstellen der Inhalte. Das kann ChatGPT übernehmen.

ChatGPT Test TechnischeDoku Anleitung — Aufgabe 3 für ChatGPT: "Explain how to make a screenshot ..." und die Antwort

Bewertung: Das Englisch liest sich gut und flüssig. Insgesamt sind mir die Anleitungen zu lang, auch weil wir in Technischer Doku meist nur 1 Weg zum Ziel beschreiben und nicht alle Alternativen. Es gibt keine Unterscheidung zwischen Schritten und Schrittergebnissen (siehe Schritt 6 der zweiten Anleitung). Diesen Text würde ich noch einmal überarbeiten. Als Nicht-Muttersprachlerin im Englischen hilft er mir aber bei der Formulierung.

Und wie schlägt sich die KI als Technische Redakteur:in?

Solche und ähnliche Aufgaben lösen wir als Technische Redakteur:innen täglich. Und ich muss sagen, schlecht schneidet ChatGPT nicht ab. Ein paar Dinge hätte eine Person mit Erfahrung in der Technischen Dokumentation effizienter und minimalistischer als die KI gelöst. Auch bei Warnhinweisen sind wir strenger, die gehören an den Anfang einer Schrittanleitung, siehe Aufgabe 1.

Aber die Texte lesen sich gut und sind klar strukturiert. Die Vorschläge der KI wären eine sinnvolle Unterstützung im Schreibprozess.

Risiken und Grenzen beim Einsatz von KI für Technische Dokumentation

Auch wenn die Ergebnisse von ChatGPT beachtlich sind, denke ich nicht, dass KI uns als Technische Redakteur:innen einfach ersetzen kann. Dafür gibt es meines Erachtens mehrere Gründe, 3 sollen hier genannt werden:

Grund 1: Nur gelernte Inhalte können für die Texterstellung verwendet werden

ChatGPT lernt auf Grundlage von Inhalten, die im Internet veröffentlicht wurden. Für komplett neue Themen, Sachverhalte oder Funktionen gibt es daher wenig Lern- und Referenzmaterial. Das gleiche gilt für hochspezialisiertes Fachwissen. ChatGPT kann sicher bei Formulierungen unterstützen und ähnliche Textmuster wie bei bestehenden Inhalten vorschlagen, aber der Einsatz für neue und spezialisierte Sachverhalte ist begrenzt.

Grund 2: Die KI produziert Fehlinformationen

ChatGPT lernt auf Grundlage von bereits veröffentlichten Informationen, fasst diese zusammen oder formuliert sie neu und leitet wahrscheinliche Aussagen ab. Diese Annahmen können jedoch zu Falschaussagen führen. Ich habe ChatGPT gebeten, mich vorzustellen. Und obwohl ich gerne Zeit dafür gehabt hätte, habe ich noch keine Bücher veröffentlicht:

Screenshot ChatGPT mit Aufgabe "Write a short introduction about Ulrike Parson" and result — ChatGPTs Version meiner Kurzbio. Leider ist darin nicht alles korrekt.

Grund 3: Die Quellen können nicht nachverfolgt werden, Verwendungsrechte sind unklar

ChatGPT ist ein Sprachmodell, es lernt anhand großer Textmengen Zusammenhänge und Muster. Wo genau ein bestimmtes Muster oder eine erlernte Aussage herkommt, lässt sich nicht mehr nachvollziehen. ChatGPT zeigt auch keine Informationen dazu an, wie verlässlich die erzeugten Aussagen sind. Da wir nicht wissen, woher eine Aussage oder ein Text stammt, können wir nicht sicher sein, ob die Information korrekt ist und ob diese Inhalte ggf. copyright-geschützt sind.

Screenshot Test ChatGPT with question "Explain ontologies" and result — Quellen nachweisen und prüfen sind mit einer KI wie ChatGPT schwierig.

Mit KI-Unterstützung erzeugte Texte müssen daher in jedem Fall geprüft und überarbeitet werden, um den Anforderungen an Technische Dokumentation zu genügen.

Wofür kann KI in der Technischen Dokumentation eingesetzt werden?

Trotz der Einschränkungen denke ich, dass künstliche Intelligenz die Arbeiten in der technischen Redaktion unterstützen kann. Zumal der Fachkräftemangel und die ständig steigende Zahl an benötigten Inhaltsvarianten sowieso dazu führen, dass wir oft mehr zu tun haben als wir schaffen.

Die Unterstützung durch KIs wie ChatGPT kann daher sehr nützlich sein, z. B. bei folgenden Aufgaben:

Zusammenfassungen von längeren Texten erstellen
Unstrukturierte Texte in strukturierte Handlungsanweisungen oder andere Inhaltsarten umformulieren
Komplexe Texte vereinfachen oder für eine andere Zielgruppe (tone of voice) umformulieren, z. B.

ChatGPT Test Technische Doku Text vereinfachen — Eine nützliche Anwendung von ChatGPT ist das Umschreiben von Texten für andere Zielgruppen.

Bei der Recherche unterstützen
Nicht-Muttersprachler bei der Formulierung englischer Texte unterstützen

Was die KI technischen Redakteur:innen nicht abnehmen kann

Der Einsatz von Text-Generatoren wie ChatGPT wird unser Berufsfeld meiner Meinung genauso umwälzen wie es die maschinelle Übersetzung im Übersetzungsbereich getan hat. Es bleibt aber noch genug Arbeit für Technische Redakteur:innen bzw. die neuen anverwandten Berufsbilder.

Technische Dokumentation muss fachlich und sprachlich korrekt sein. Sie muss gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien entsprechen, z. B. der Maschinenrichtlinie. Und in vielen Unternehmen ist es wichtig, die Herkunft und Änderungshistorie von Informationen genau nachzuverfolgen. Deshalb können Technische Redakteur:innen nicht einfach ersetzt werden. Meiner Meinung nach werden folgende Aufgaben bei uns bleiben:

Analysieren, was die Zielgruppe weiß, wie sie arbeitet und welche Informationen sie zu welchem Zeitpunkt benötigt
Content für Konzepte und Verfahren erstellen, die noch nicht beschrieben wurden
Content pflegen
Fachliche Korrektheit von Informationen und die Einhaltung von Normen und Richtlinien sicherstellen
Unternehmensspezifische Informationsarchitektur, Terminologie und Schreibregeln erarbeiten und umsetzen
Content für Informationsprodukte organisieren
Content-Prozesse im Unternehmen definieren und umsetzen. Dazu gehören neben dem Content-Management auch Schnittstellen zu Produktinformationen und die Auslieferung von Content, z.B. an Portale oder in Applikationen

Unser Beruf ändert sich

KI wird uns also von einigen Aufgaben befreien. Aber das war auch früher schon so – erinnern wir uns nur an lästige DTP-Aufgaben, wenn man die Dokumentation für den Druck auf Papier noch korrekt setzen musste, am besten mehrsprachig. Das passiert heute vollautomatisch.

In der Zwischenzeit sind aber auch viele neue Herausforderungen für Technische Redakteur:innen entstanden, die neue Rollen erfordern:

Wir brauchen Informationsarchitekt:innen für intelligente Informationen, die für smarte Produkte, Content-Delivery-Portale und Apps verwendet werden können (Information 4.0 für Industrie 4.0).
Wir müssen die Silos, in denen Inhalte und Informationen entstehen, miteinander verbinden, um Inhalte wiederzuverwenden. Dazu gehören z.B. Redaktionssysteme, Produktinformationsmanagementsysteme, Ersatzteilkataloge, Self-Help-Portale uvm.
Wir setzen Ontologien und Knowledge-Graphen ein, um Inhalte mit Metadaten anzureichern und das Finden und Abrufen von Informationen für Anwender:innen zu unterstützen.
Wir machen Anwendungen benutzerfreundlicher.

Die Arbeit wird uns daher nicht ausgehen, sie verändert sich nur.

Hier nochmal alle 3 Aufgaben an ChatGPT zum Nachlesen:

Aufgabe 1: Unstrukturierten Input in Handlungsanweisung umarbeiten.

Input: The Index module is updated regularly. Admins need to exchange the module in the system. First they download it, then they remove the older version. This is done on the Manage modules page in the administration. The Index module is shown in the list of modules on this page. Just select it and click remove. Before that, the admin should make sure that all users are logged off, because uninstalling the old version deletes all unsaved user data. After removing the module, the new version can be installed and then users can log in again.

Output ChatGPT: Here are the step-by-step instructions for updating the Index module in the system:

Go to the Manage modules page in the administration.
Download the updated version of the Index module.
Make sure that all users are logged off before removing the older version, as uninstalling the old version deletes all unsaved user data.
On the Manage modules page, locate the Index module in the list of modules.
Select the Index module and click "remove" to uninstall the older version.
Install the new version of the Index module.
Once the new version is installed, users can log in again.

Aufgabe 2: Welche Topics soll ich schreiben?

Frage: Give me a list of topics to explain to people how to use the browser software Edge

Antwort: Here's a list of topics you can use to explain how to use the browser software Edge:

How to install and set up Edge on your computer
How to navigate the Edge user interface and use the different menu options
How to customize the Edge start page and set your preferred search engine
How to manage and organize your bookmarks and favorites in Edge
How to use the Edge address bar and search for websites and content
How to use Edge extensions to enhance your browsing experience
How to use the Edge Reading View to declutter web pages and make them easier to read
How to use Edge's InPrivate browsing mode for increased privacy and security
How to use Edge's built-in tools for taking notes and annotating web pages
How to use Edge's developer tools to troubleshoot and debug websites.

Aufgabe 3: Inhalt erstellen

Eingabe: Explain how to make a screenshot and insert it in Word.

Output ChatGPT: To make a screenshot on Windows, you can use the Snipping Tool or the Snip & Sketch app. Here's how:

Open the Snipping Tool or the Snip & Sketch app. You can search for them in the Start menu.
Click on the "New" button in the Snipping Tool or "New" from the menu or the "New snip" button in the Snip & Sketch app.
Select the area you want to capture by dragging your cursor around it.
Save the screenshot by clicking on "Save" in the Snipping Tool or "Save As" in the Snip & Sketch app.

To insert the screenshot in Word, follow these steps: