Terminologie-Management-Systeme

Inkonsistente Unternehmensterminologie erschwert Kommunikationsprozesse und führt zu Missverständnissen. Eine Software für die Terminologieverwaltung führt zu einer effizienteren Kommunikation im Unternehmen. Terminologiemanagement-Systeme verwalten unternehmensspezifische Benennungen. Sie ermöglichen es allen Abteilungen, auf die aktuelle Terminologie zuzugreifen und sich an der Festlegung neuer Benennungen aktiv zu beteiligen.

Die Auswahl eines geeigneten Terminologiemanagement-Systems ist jedoch nicht einfach. Es gibt inzwischen eine Flut von Softwarelösungen mit unterschiedlichen Funktionsumfängen und in diversen Preisklassen.

Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick über die wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines geeigneten Terminologiemanagement-Systems. Dabei konzentriert er sich auf die drei zentralen Funktionen Terminologie-Verwaltung, Terminologie-Extraktion und Terminologie-Kontrolle.

1. Terminologie-Verwaltung

Idealerweise lassen sich Einträge im Terminologiemanagement-System in drei Ebenen einteilen: Begriff, Sprache und Benennung.

Zusätzlich sollten die Einträge begriffsorientiert und benennungsautonom aufbereitet werden. Begriffsorientiertheit bedeutet dabei, dass sich die Einträge an Gegenständen oder Sachverhalten orientieren und dass mehrere Benennungen (z.B. Synonyme, Abkürzungen) pro Begriff möglich sind. Benennungsautonomie gewährleistet, dass sowohl erlaubte, als auch verbotene Benennungen mit allen Eigenschaften erfasst werden, um bei Bedarf Benennungen auszutauschen.

Bei der Erfassung sollte das System die Benutzer unterstützen, indem es für möglichst viele Datenfelder eine Auswahl von Werten aus einer Liste anbietet, z.B. für Wortart und Genus. Zusätzlich können Grafiken oder Videos die einzelnen Begriffe veranschaulichen.

Generell sollten neben Terminologen auch weitere Abteilungen an der Erfassung von Terminologie beteiligt sein. Die Anwender der Terminologie werden damit aktiv eingebunden, und Praxisnähe und Akzeptanz der Benennungen steigen. Um die Abteilungen noch stärker für die Teilnahme an der Weiterentwicklung der Terminologie zu motivieren, sollte das Terminologiemanagement-System Kommentar- und Termvorschlagfunktionen beinhalten. Zusätzlich sollten Statistiken verfügbar sein, die Informationen über Nutzergruppen, das Suchverhalten von Abteilungen (z.B. zu gesuchten/gefundenen orthografischen Varianten) und die Häufigkeit bestimmter Suchanfragen aufzeigen. Diese Informationen geben Aufschluss darüber, ob neue Einträge oder Schwerpunktbereiche benötigt werden.

Eine zentrale Funktion von Terminologiemanagement-Systemen ist die Suche nach Benennungen. Die Systeme sollten dabei fehlertolerant sein und auch bei Tippfehlern noch brauchbare Ergebnisse liefern. Idealerweise sollten Platzhalter (*) verwendet werden können und die Ergebnislisten verwandte Benennungen anzeigen (Trunkierung). Viele Systeme bieten zudem eine Filterfunktion, um die Ergebnisse nach Fachgebieten und Sprachen zu sortieren.

Ein weiteres Kriterium für die Auswahl geeigneter Systeme ist der Einsatz im Netzwerk. Lokal gepflegte Terminologielisten, z.B. in Excel-Tabellen, verlieren schnell an Aktualität, und es entwickeln sich rasant unzählige Versionen mit unterschiedlichem Aktualitätsgrad. Deshalb sollten Sie bei der Einführung eines Terminologiemanagement-Systems darauf achten, ob es eine zentrale Datenhaltung und -pflege unterstützt, oder ob es sogar sinnvoll ist, ein webbasiertes System zu kaufen, das einen Online-Zugriff ermöglicht.
 
Je nach Unternehmensgröße und Tätigkeitsbereich kann es erforderlich werden, mehrere Terminologie-Datenbanken anzulegen. Insbesondere große Unternehmen sollten Terminologie nach einzelnen Geschäftsbereichen trennen, und Dienstleister, die oft kundenspezifische, voneinander unabhängige Terminologie sammeln, benötigen mehrere Datenbanken.

2. Terminologie-Extraktion

Mit Terminologiemanagement-Systemen lassen sich Benennungen noch schneller erfassen und verwalten, wenn das System Terminologie aus bereits existierenden Dokumenten extrahieren kann. Damit analysiert man auch den unternehmensspezifischen Sprachgebrauch, und die extrahierten Termini dienen als Grundlage für weitere Benennungen. Die automatische Terminologieextraktion lässt sich zusätzlich durch den Import von bereits existierenden Terminologielisten unterstützen.

Bevor Sie in Ihrem Unternehmen ein System einführen, sollten Sie auch prüfen, welche Formate dieses System beim Import und Export (z.B. TBX, CSV) unterstützt. Evaluieren Sie zusätzlich, ob sich importierte Listen bearbeiten, drucken und filtern lassen, z.B. nach Fachbereich und Datum.

3. Terminologie-Kontrolle

Das Ergebnis einer unternehmensweiten Terminologiearbeit lässt sich durch qualitätssichernde Maßnahmen erheblich steigern. Viele Terminologiemanagement-Systeme unterstützen diesen Prozess und bilden firmenspezifische Qualitätssicherungsprozesse ab.

Eine wichtige Funktion der Systeme ist eine umfangreiche Rollen- und Rechteverwaltung, mithilfe derer sich Zugriffsrechte für bestimmte Rollen organisieren lassen. So können Sie den Zugriff von Kunden oder Schreibrechte für Übersetzer auf einzelne Sprachen beschränken.

Schließlich sollte das Terminologiemanagement-System auch in den Redaktionsalltag der Autoren eingebunden werden. Ein unverzichtbarer Bestandteil der Systeme sind Plug-ins für die Redaktionsumgebung der Zielgruppe (z.B. FrameMaker, InDesign, Word). Idealerweise sollten die Autoren ohne zusätzliche Klicks und Arbeitsschritte direkt beim Schreiben die Benennungen prüfen können. Der Funktionsumfang des Systems sollte es Terminologen auch ermöglichen, direkt aus den Anwendungen heraus Benennungen hinzuzufügen und zu bearbeiten.

Literatur

• Saft, M. (2010): Terminologiemanagement mit System. In: technische kommunikation, H. 1, S. 44–46.
• Hennig, J./Tjarks-Sobhani, M. (2008): Terminologiearbeit für technische Dokumentation; Schriften zur technischen Kommunikation, Band 12.
• tekom-Studie (2010): Erfolgreiches Terminologiemanagement im Unternehmen.