Wie FMS mit Unterstützung von parson ein IT-Betriebshandbuch erstellt hat
Fr. Meyer’s Sohn (FMS) hat sich zum Ziel gesetzt, ein zentrales IT-Betriebshandbuch zu erstellen, um Prozesse und Zuständigkeiten in der IT-Administration effizient zu dokumentieren.
parson als erfahrener Dienstleister für Softwaredokumentation und Betriebsanleitungen unterstützt FMS dabei, eine zentrale Informationsquelle zu entwickeln, die IT-Prozesse strukturiert abbildet, Systeminformationen bereitstellt und den Anforderungen an Sicherheit und Compliance gerecht wird.
Das IT-Betriebshandbuch wird aktiv genutzt und kontinuierlich erweitert, um die IT-Infrastruktur von FMS nachhaltig zu stärken und zukunftssicher zu machen.
Ziel: Zentrales IT-Betriebshandbuch als Informationsquelle zur IT-Infrastruktur
Für den reibungslosen und effizienten Betrieb von FMS ist eine leistungsfähige IT-Infrastruktur unerlässlich. Um den IT-Betrieb optimal zu unterstützen, setzte sich FMS das Ziel, alle relevanten Prozesse und Verantwortlichkeiten in einem zentralen IT-Betriebshandbuch zu dokumentieren und allen Mitarbeitenden zugänglich zu machen.
Das IT-Betriebshandbuch sollte im FMS-internen Wiki veröffentlicht und fortlaufend von den Verantwortlichen bei FMS und den Technischen Redakteur:innen von parson aktualisiert werden.
Zusammenarbeit mit parson
Als langjähriger Dienstleister von FMS wurde parson mit der Erstellung des IT-Betriebshandbuchs beauftragt. parson unterstützt FMS bereits seit 2011 mit zahlreichen Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation, unter anderem mit der Erstellung von Dokumentation für verschiedene FMS-interne Softwareprodukte, von Standard Operating Procedures (SOPs) und dem Aufbau des FMS-internen semantischen Wikis.
Die erfolgreiche Realisierung des IT-Betriebshandbuchs ist das Ergebnis einer hervorragenden Zusammenarbeit mit unserem langjährigen Partner parson.
Von Beginn an hat parson unsere Anforderungen verstanden und in jeder Projektphase verlässlich und flexibel reagiert. Die enge Abstimmung und das fundierte Fachwissen von parson haben dazu beigetragen, dass wir eine Lösung erhalten haben, die genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Dank dieser Zusammenarbeit konnten wir eine zentrale, zukunftsfähige Informationsquelle schaffen, die unser IT-Management nachhaltig unterstützt. Wir freuen uns, auch in Zukunft mit parson gemeinsam unsere IT-Dokumentationen weiter zu optimieren.
Die Herausforderung: Informationen identifizieren und integrieren
Die Informationen, die in das IT-Betriebshandbuch einfließen sollten, waren auf verschiedene Quellen und Abteilungen verteilt. Eine große Herausforderung für das parson-Team bestand darin, diese Informationsquellen zu identifizieren und zu nutzen, um alle relevanten Informationen in das IT-Betriebshandbuch zu überführen.
Darüber hinaus mussten wir von Anfang an darauf achten, dass die unterschiedlichsten Anforderungen an das IT-Betriebshandbuch erfüllt werden, wie etwa die Abbildung allgemeiner Informationen zu (IT-)Prozessen wie das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden sowie die Bereitstellung spezifischer Informationen zu den IT-Systemen für die IT-Administratoren bei FMS.
Vorgehensweise: Schritt für Schritt zum IT-Betriebshandbuch
1. Anforderungsanalyse und Konzeptentwicklung
Gemeinsam mit den Stakeholdern von FMS, darunter Geschäftsführung, Datenschutzbeauftragte und IT-Administratoren, erhob das parson-Team die unternehmensspezifischen Anforderungen an das IT-Betriebshandbuch.
Auch Vorgaben aus dem IT-Grundschutz-Kompendium des BSI (Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik) flossen in die Planung ein.
2. Struktur für das IT-Betriebshandbuch erstellen
Der erstellte Entwurf der Kapitelstruktur wurde in MindManager visualisiert, um eine klare Übersicht zu gewährleisten. Danach legte das parson-Team die Grundstruktur im FMS-internen Wiki an, in dem auch das IT-Betriebshandbuch erstellt wurde.
Die Seiten und Unterseiten wurden so gestaltet, dass thematische Inhalte übersichtlich dargestellt wurden. Die Struktur wurde in enger Abstimmung mit den FMS-Stakeholdern regelmäßig optimiert, erweitert und konsolidiert, um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
3. Automatische Übernahme von Informationen in ein Template
Ich entwickelte ein Template für das IT-Betriebshandbuch speziell für die Erfassung von Informationen aus den FMS-Niederlassungen. Das Template ermöglicht die automatische Übernahme von diesen Daten in das FMS-interne Wiki.
4. Füllen der Struktur mit Inhalten
„Nach der Migration der bestehenden Inhalte sammelten wir weitere Informationen durch Interviews mit fachlichen und technischen Ansprechpartnern, bereiteten diese auf und integrierten sie ins FMS-interne Wiki.
Fachlich geprüft wurden die erstellten Inhalte von Verantwortlichen aus verschiedenen Fachbereichen, unter anderem IT-Administratoren, der IT Security Officer und Prozess-Manager.
Ergebnis: Aktiv genutztes IT-Betriebshandbuch
Das entwickelte IT-Betriebshandbuch dient heute als zentrale Informationsquelle für alle IT-Betriebsprozesse bei FMS. Es bietet sowohl einen Überblick über die wichtigsten Prozesse als auch detaillierte Anleitungen für die Umsetzung im Arbeitsalltag.
Das IT-Betriebshandbuch wird aktiv genutzt und kontinuierlich erweitert. Zukünftig soll es auch alle notwendigen Informationen für eine ISO-Zertifizierung bereitstellen und damit einen weiteren wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung leisten.
Mit der Unterstützung von parson konnten wir sicherstellen, dass das IT-Betriebshandbuch unseren Anforderungen an Sicherheit und Compliance gerecht wird. Besonders die Berücksichtigung des IT-Grundschutz-Kompendiums des BSI war ein zentraler Bestandteil, den parson professionell umgesetzt hat. Dieses Handbuch ist nicht nur ein Werkzeug für den täglichen Betrieb, sondern auch ein wichtiger Baustein für die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Sicherheitsstandards.
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