Definition und Dokumentation von Geschäftsprozessen

Eine Entwicklungsabteilung innerhalb des Bereichs Röntgengeräte hatte sich zum Ziel gesetzt, alle entwicklungsrelevanten Prozesse standardisiert zu erfassen und zu beschreiben. Die Prozessdokumentation sollte neuen Kollegen die Einarbeitung erleichtern und Grundlage für eine erfolgreiche Zertifizierung sein. Als Dokumentationsexperten sollten wir die Fachleute dabei unterstützen, die englischen Prozessbeschreibungen standardisiert und anwenderfreundlich zu gestalten.

Vorgehensweise und Methoden

Um alle Prozesse standardisieren zu können, erarbeiteten wir gemeinsam mit der Projektleitung Richtlinien für die Prozessbeschreibung. Diese Richtlinien für Struktur, Terminologie und Grafik haben wir auch in die Vorlagen eingearbeitet, die die Fachleute bei der Prozessdokumentation nutzten.

• Überarbeitung der Word-Vorlage für Prozessbeschreibungen
• Überarbeitung der Visio-Vorlage für Prozessdiagramme (swim lane diagrams)
• Ausarbeitung einer firmenspezifischen Terminologie, Zusammenstellen der Begriffe in einem Glossar
• Ausarbeitung eines Schemas für Prozessschritte
• Dokumentation der Richtlinien für Prozessdokumentation im Unternehmenswiki

Für jeden Prozess gab es einen definierten Prozesseigentümer. Diese Eigentümer unterstützten wir bei der Festlegung der Prozessschritte und der Schnittstellen zu anderen Prozessen. Gemeinsam wurden die Prozessbeschreibungen erarbeitet. Folgende Leistungen wurden erbracht:

• Interviews mit Fachexperten, um Prozessschritte und Schnittstellen zu anderen Prozessen zu erfassen
• Zusammenstellen der Begleitdokumente für einzelne Prozessschritte (Standardvorlagen)
• Definition und Beschreibung der Prozessrollen
• Teilnahme an Workshops zur Definition von Prozessen
• Erstellung und Überarbeitung von Prozessbeschreibung einschließlich Prozessdiagrammen
• Korrekturlesen aller Prozesse als Teil des offiziellen Reviews zur Zertifizierungsvorbereitung

Nach Fertigstellung der Prozessdefinition und -dokumentation erstellten wir die Schulungsmaterialien, mit denen die Mitarbeiter der Entwicklungsabteilung in den neuen Prozessen geschult wurden.

Einblicke

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