Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen erstellen

Smarte Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen für Ihre Produkte. So arbeiten wir

• Wissen und Aufgaben analysieren. Wir analysieren die Kenntnisse und Aufgaben Ihrer Anwender:innen. Dadurch schaffen wir die Grundlage, um eine Betriebsanleitung an den Kenntnissen, Bedürfnissen und Aufgaben Ihrer Zielgruppe auszurichten.
• Produkte und Tools kennenlernen. Wir machen uns mit den Produkten vertraut, die wir dokumentieren, und lernen Ihre Autorenumgebung und Ihren Redaktionsleitfaden kennen.

• Rechtliche Anforderungen prüfen und umsetzen. In Kooperation mit Ihnen prüfen wir die Auswirkungen von rechtlichen Anforderungen wie der Maschinenrichtlinie auf die Technischen Dokumentation und setzen die Anforderungen entsprechend um.

• Inhalte für Ihre Betriebsanleitung oder Bedienungsanleitung erstellen. In Zusammenarbeit mit der Konstruktion, Entwicklung, dem Produktmanagement und anderen Abteilungen Ihres Unternehmens erarbeiten wir neue Inhalte für Ihre Betriebs- oder Bedienungsanleitung. Unsere Aufgabe besteht darin, neue Inhalte für die Betriebsanleitung zu erstellen oder sie zu aktualisieren. Dabei wenden wir die Vorgaben aus dem Redaktionsleitfaden an, z. B. bezüglich Wiederverwendung, Standardisierung, Terminologie und Schreibregeln. Wir arbeiten ganz nach Ihren Wünschen: Wir können entweder Ihre bestehende Dokumentationsabteilung unterstützen oder die Dokumentationsaufgaben komplett übernehmen und Bedienungs- oder Betriebsanleitungen für Sie erstellen.

• In Autorenumgebungen dokumentieren. Wir sind vertraut mit modularer Dokumentation. Je nach Ihren Anforderungen arbeiten wir in verschiedenen Autorenumgebungen und Redaktionssystemen (CCMS). Wir nutzen Schema ST4, COSIMA, Smart Media Creator, Empolis CLS, Adobe Experience Manager Guides, IXIASOFT, Microsoft Office, Adobe FrameMaker, Oxygen oder andere.

• Metadaten und Varianten managen. Wir weisen den Inhalten die notwendigen Metadaten für die Verwaltung von Varianten und Content-Delivery zu.
• Fachlich prüfen. Wir lassen die Fachexpert:innen Ihres Unternehmens die erstellten und geänderten Inhalte fachlich prüfen.
• Terminologie und Schreibregeln erstellen. Je nach Bedarf erarbeiten und pflegen wir begleitend eine unternehmensspezifische Terminologie und Schreibregeln.

In unseren FAQs finden Sie weitere Informationen rund um das Thema Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zum Thema Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen

Warum muss man Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen erstellen?

Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen sind aus mehreren Gründen wichtig:

• Sicherheit gewährleisten. Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen enthalten Anweisungen für die sichere Verwendung, Installation und Wartung von Produkten oder Maschinen. Dies ist wichtig, um Unfälle, Verletzungen oder Schäden zu vermeiden.
• Fehlanwendungen vermeiden. Durch klare Anweisungen stellen Sie sicher, dass Ihr Produkt entsprechend den vorgesehenen Anwendungen und Standards verwendet wird. Dies minimiert Fehlanwendungen, die zu Schäden führen könnten.
• Gesetzliche Anforderungen einhalten. In vielen Ländern und Branchen gibt es Vorschriften und Gesetze, die Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen erfordern und teilweise auch deren Inhalte vorschreiben. Dazu gehören u. a. das Produkthaftungsgesetz, das Produktsicherheitsgesetz sowie branchenspezifische Verordnungen und Normen wie die Maschinenrichtlinie. Wenn Sie diese Vorschriften einhalten, erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und vermeiden mögliche rechtliche Konsequenzen im Schadensfall oder bei Fehlbedienung.
• Kund:innen unterstützen und binden. Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen bieten Ihren Anwender:innen klare Anleitungen zur richtigen Verwendung Ihres Produktes. Dies kann dazu beitragen, die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft zu erhöhen, indem Probleme vermieden oder schnell gelöst werden.
• Produkthaftung minimieren oder ausschließen.  Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen können das Haftungsrisiko des Herstellers minimieren. Wenn der ordnungsgemäße Gebrauch des Produkts verständlich und vollständig beschrieben, auf mögliche Risiken hingewiesen und die Funktionen des Produkts klar dokumentiert sind, dann sinkt das Risiko der Fehlbedienung. Gleichzeitig wird die Wahrscheinlichkeit geringer, dass das Unternehmen für etwaige Schäden haftbar gemacht wird.
• Wartung und Pflege. Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen enthalten Anleitungen zur Wartung und Pflege von Produkten. Dies ist wichtig, um die Lebensdauer des Produkts zu verlängern und sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert. Dies senkt auch die Service- und Reparaturkosten von Herstellern.

Was sind die Vorteile, eine Betriebsanleitung oder Bedienungsanleitung durch einen Dienstleister für Technische Dokumentation zu erstellen?

Als Dienstleister für Technische Dokumentation verfügen wir über das nötige Fachwissen und eine langjährige Erfahrung, um effizient und professionell Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen zu erstellen.

Wir sind mit den geltenden Normen, Standards und branchenspezifischen Anforderungen vertraut und nutzen bewährte Prozesse für die Qualitätssicherung.

Um Betriebsanleitungen oder Bedienungsanleitungen direkt in Ihrem Unternehmen erstellen zu lassen, benötigen Sie Ressourcen und entsprechend ausgebildete Mitarbeitende. Wenn Sie einen Dienstleister für Technische Dokumentation beauftragen, entlasten Sie Ihre internen Ressourcen. Dies kann gerade bei schwankenden Bedarfen und Zeitdruck, z. B. bei der Markteinführung neuer Produkte, von großem Vorteil sein.

Ein Dienstleistungsunternehmen sorgt eigenständig und kontinuierlich für die Qualifizierung und Weiterbildung seines Personals, sodass Sie bei einem kurzfristigen Bedarf schnell auf qualifiziertes Personal zugreifen können.

Warum ist es so wichtig, die Zielgruppe für eine Betriebsanleitung oder Bedienungsanleitung zu analysieren?

Eine Analyse der Zielgruppe für Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Verständlichkeit und Benutzungsfreundlichkeit. Indem wir uns die Zielgruppe genauer ansehen, stellen wir sicher, dass die Betriebsanleitung in einer Sprache und einem Stil verfasst ist, die für die Anwender:innen verständlich sind. Missverständnisse werden dadurch minimiert und die Benutzungsfreundlichkeit erhöht.
• Sicherheit. Anwender:innen haben unterschiedliche Erfahrungen und Kenntnisse im Umgang mit Produkten oder Maschinen. Daher ist es wichtig, sicherheitsrelevante Informationen in der Betriebsanleitung hervorzuheben. Eine Analyse der Zielgruppe kann dabei helfen, die notwendigen Sicherheitsinformationen für diesen Personenkreis zu identifizieren und zielgruppengerecht zu formulieren. So kann die Zielgruppe die Sicherheitsmaßnahmen leichter verstehen und befolgen.
• Effektive Schulung. Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen werden oft als Grundlage für Schulungsmaterial verwendet. Deshalb ist es wichtig, dass die Betriebsanleitung an die Lernbedürfnisse und Präferenzen ihrer Anwender:innen angepasst ist. Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, können Sie die Betriebsanleitung entsprechend gestalten.
• Zufriedene Kund:innen. Eine gut auf die Zielgruppe ausgerichtete Betriebsanleitung oder Bedienungsanleitung ermöglicht es den Anwenderinnen, das Produkt effektiv und sicher zu nutzen. Dadurch wird die Kundenzufriedenheit gesteigert und die Reputation des Unternehmens gestärkt.
• Weniger Fehlbedienungen. Durch das Verständnis der Kenntnisse und Fähigkeiten der Zielgruppe können potenzielle Fehlanwendungen des Produkts vorhergesehen werden. Die bestimmungsgemäße Verwendung des Produkts und vorhersehbare Fehlbedienungen müssen in der Betriebsanleitung und Bedienungsanleitung beschrieben werden, um das Risiko von Schäden und Unfällen zu minimieren.
• Effiziente Kommunikation. Eine genaue Zielgruppenanalyse hilft dabei, unnötige Informationen aus der Bedienungsanleitung wegzulassen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. So wird die Betriebsanleitung effizienter und eine Informationsüberflutung vermieden. Weniger Text reduziert zudem die Übersetzungskosten.

Wie stellt parson sicher, dass die Betriebsanleitung rechtzeitig fertig wird?

Das Projektmanagement spielt eine entscheidende Rolle. Wir nutzen sowohl klassische als auch agile Projektmanagement-Methoden, teilen das Projekt in Arbeitspakete und Aufgaben auf, priorisieren sie und überwachen deren Fortschritt.

Gemeinsam mit den Ansprechpartner:innen Ihres Unternehmens planen wir Projektaufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine für fachlichen Input und Lieferungen, Meilensteine und Ressourcen und passen diese gegebenenfalls im Laufe des Projekts an. Das vorgesehene Budget für das Projekt überwachen wir kontinuierlich.

Eine offene Kommunikation mit unserer Kundschaft ist uns wichtig. So können wir eventuell auftretende Probleme oder Verzögerungen schnell besprechen und klären.

Wie teuer ist es, Bedienungsanleitungen und Betriebsanleitungen extern erstellen zu lassen?

Die Kosten für die Erstellung von Betriebsanleitungen und Bedienungsanleitungen durch einen Dienstleister wie parson hängen von verschiedenen Faktoren ab:

• Umfang. Je umfangreicher Ihre Betriebsanleitung ist, desto mehr Zeit und Kosten werden benötigt.
• Komplexität. Je komplexer Ihr Projekt ist, umso aufwändiger ist die Umsetzung.
• Branche. Jede Branche hat spezifische Anforderungen, wie zum Beispiel die Medizintechnik oder der Maschinenbau. Abhängig davon sind bestimmte Kenntnisse erforderlich, die ggf. die Kosten beeinflussen.
• Projektdauer und Liefertermin. Wenn Sie eine schnelle Lieferung wünschen oder bestimmte zeitliche Anforderungen an Ihr Projekt haben, können sich die Kosten erhöhen.