parson berät GS1 Germany beim Einsatz von Knowledge-Graphen für Produktinformationen und Dokumentationen
GS1 Germany entscheidet sich für eine Content-Management-Lösung mit semantischen Tools für eine zielgruppengerechte und standardisierte Dokumentation.
Die Herausforderung: große Dokumente, schlecht nachvollziehbare Zusammenhänge
Vivian Salim, Managerin Master Data + Data Exchange bei GS1 Germany: "Bisher pflegen wir die GDSN-Datenspezifikationen in einer zentralen Excel-Datei. Im GDSN sind die verschiedenen Datenelemente miteinander verknüpft, das ist in der Excel-Datei schlecht abzubilden. Das macht es schwer, die Spezifikation zu pflegen. Für die GDSN-Anwender:innen erstellen wir zusätzlich weitere Dokumentationen in Word, die als PDF veröffentlicht werden. Für die Anwender:innen ist es wiederum schwierig, die Informationen zu den verschiedenen Datenelementen, die sie brauchen, in den unterschiedlichen Dokumenten zu finden und alle Verknüpfungen zu verstehen."
Das Ziel: Digitalisierung der Technischen Dokumentation
Vivian Salim, Managerin Master Data + Data Exchange bei GS1 Germany: "Wir möchten die Erstellung und Verwaltung der GDSN-Daten und der Spezifikation verbessern und unseren Kund:innen eine anwendungsfreundlichere und zielgruppengerechte Dokumentation zur Verfügung stellen. Außerdem wollen wir die Dokumentationsprozesse digitalisieren und teilweise automatisieren."
Die Lösung: Semantisches Content-Management und standardisierte, zielgruppengerechte Dokumentationen
Empfehlung für Knowledge-Graphen und Suche nach Anbieter
Ulrike Parson, Projektleiterin: "Wir haben GS1 Germany den Einsatz eines Knowledge-Graphen empfohlen, mit dem die semantischen GDSN-Daten und deren Verknüpfungen abgebildet und verwaltet werden können. Das System soll außerdem für die Erstellung und Auslieferung von Dokumentationsinhalten verwendet werden, die mit Datenelementen verknüpft sind. In der ersten Projektphase haben wir die detaillierten Anforderungen an das System erhoben, potenzielle Systemanbieter identifiziert und gemeinsam mit GS1 Germany die Systeme evaluiert."
Zielgruppen analysieren, Informationsbedarf und Inhaltsarten ableiten
Frank Ralf, Senior Technical Communicator bei parson: "Neben der technischen Lösung soll die Dokumentation auch zielgruppengerechter gestaltet werden. Zunächst haben wir die Zielgruppen für die verschiedenen Informationsprodukte ermittelt, indem wir die Nutzenden der Dokumentation befragt haben. Über Interviews und Umfragen haben wir ermittelt, welche Informationen die Zielgruppen benötigen. So konnten wir die notwendigen Inhaltsarten für die Dokumentation ableiten."
Terminologie und Schreibregen für standardisierte Dokumentation
Esther Strauch, Technical Communicator bei parson: "Ich habe GS1 Germany beim Erstellen der Terminologie, der Schreibregeln und eines Redaktionsleitfadens unterstützt. In Schulungen haben wir unser Wissen zum Thema standardisierte Dokumentation an GS1 Germany weitergegeben. Außerdem haben wir die ermittelten Informationsarten und Schreibregeln an ausgewählten Inhalten der Dokumentation beispielhaft umgesetzt."
Proof-of-Concept für semantische Datenbank
Christian Przybilla, Lead Master Data + Data Exchange bei GS1 Germany: "Mit Unterstützung von parson konnten wir uns schließlich für einen Anbieter eines Knowledge-Graph-Systems entscheiden. Im nächsten Schritt werden wir das System in einem Proof-of-Concept auf Tauglichkeit prüfen."
Jonas Wäckerle, Senior Technical Consultant bei parson AG: "Wir haben das System und die geplante Informationsarchitektur während des Proof-of-Concepts genau geprüft und die Anforderungen von GS1 weiter spezifiziert. Dadurch ist ein klares Bild entstanden, wie die Anforderungen im System umgesetzt werden können und mit welchen Aufwänden für die GS1-spezifische Implementierung zu rechnen ist."
So geht es weiter
Im nächsten Schritt begleitet parson GS1 bei der Implementierung der semantischen Datenbank, der Modellierung des Knowledge-Graphen und der vollständigen Umsetzung der Informationsarchitektur. Dabei geht es zunächst darum, alle Daten und Dokumentationsinhalte strukturiert in das System zu importieren und miteinander zu verknüpfen.
Nachdem die Datenbasis geschaffen ist, werden die verschiedenen Anwendungsfälle von GS1 (z. B. redaktionelle Prozesse, Ausgabe) iterativ vom Systemhersteller umgesetzt. parson wird GS1 dabei bei der weiteren Feinspezifikation der Anforderungen und mittelfristigen Planung bis zum Rollout unterstützen.
Über GS1 Germany
Das GS1 Global Data Synchronization Network (GS1 GDSN) ist das weltweit größte Netzwerk für Produktinformationen, mit dem jedes Unternehmen auf jedem Markt qualitativ hochwertige Produktinformationen nahtlos austauschen kann. Der maschinenlesbare GS1 Barcode ist mittlerweile der universelle Standard im globalen Warenaustausch und wird mehr als sechs Milliarden Mal täglich auf Produkten gescannt. Die Standards von GS1 sind die globale Sprache für effiziente und sichere Geschäftsprozesse, die über Unternehmensgrenzen und Kontinente hinweg Gültigkeit hat. In Deutschland ist GS1 Germany verantwortlich für die Entwicklung und Pflege des deutschen GDSN-Zielmarktprofils.