Informationsarchitektur entwickeln

Informationsarchitektur für Technische Dokumentation. So arbeiten wir

• Anforderungen analysieren. Gemeinsam analysieren wir die Anforderungen, die Ihre Autor:innen und andere Mitwirkende an die Content-Prozesse haben. Dazu kommen die Anforderungen Ihrer Zielgruppen an die Nutzung von Dokumentation und Produktinformationen, auch vor dem Hintergrund der Digitalisierungsziele Ihres Unternehmens.
• Inhalte analysieren. Wir analysieren Ihre Technische Dokumentation und angrenzende Inhaltsarten hinsichtlich Standardisierung, Modularisierung und Varianten.
• Informationsarchitektur entwickeln. Wir entwickeln eine moderne Informationsarchitektur für Ihre Inhalte, einschließlich Vorlagen, technischer Umsetzung im Autorensystem und Darstellung im Zielsystem, z.B. einem Self-Service-Portal.
• Formate, Werkzeuge und Prozesse prüfen. Bei der Entwicklung einer Informationsarchitektur können wir gemeinsam mit Ihnen die Formate, Werkzeuge und Prozesse zur Erstellung, Prüfung, Freigabe und Auslieferung von Dokumentation prüfen. 
• Schulen. Wir schulen Ihre Autor:innen und andere Mitwirkende in der neuen Informationsarchitektur und im Topic-basierten Schreiben.

Weitere Informationen rund um das Thema Informationsarchitektur finden Sie auch in unseren FAQs.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zum Thema Informationsarchitektur für die Technische Dokumentation

Warum braucht man eine Informationsarchitektur für die Technische Dokumentation?

Die Informationsarchitektur enthält die standardisierten Strukturen für verschiedene Dokumentationsarten und bildet damit das Fundament für modulare Inhalte, die digital ausgeliefert werden können. Eine Informationsarchitektur definiert unter anderem:

• Standardisierte Strukturen und Gestaltungsrichtlinien für die Technische Dokumentation von Produkten und Dienstleistungen
• Strategien für die Modularisierung und Wiederverwendung von Inhalten
• Struktur und Arten von Metadaten, um die Inhalte der Dokumentation semantisch anzureichern
• Regeln für die einheitliche sprachliche Gestaltung von Inhalten, insbesondere Terminologie und Schreibregeln

Standardisierte Strukturen ermöglichen es, Inhalte aus verschiedenen Quellen einheitlich zu gestalten. So entsprechen alle Inhalte der Unternehmenssprache, und die Inhalte sind unabhängig von Quelle und Autor gut lesbar und können gut verarbeitet werden.

Was gehört zu einer Informationsarchitektur?

Die folgenden Elemente gehören zu einer Informationsarchitektur für die Technische Dokumentation:

• Ein Content-Modell für verschiedene Dokumentarten sowie Inhaltsarten und deren Elemente. Im Topic-basierten Schreiben gibt es beispielsweise die Inhaltsarten, auch Topic-Typen genannt, Aufgabe, Referenz und Troubleshooting sowie Fragmentarten wie Warnhinweise.
• Ein Metadatenmodell, mit dem Sie Ihre Dokumentationsvarianten für verschiedene Produkte und Zielgruppen und die dynamische Auslieferung (Content-Delivery) steuern können.
• Ein Konzept für die Modularisierung und Wiederverwendung von Inhalten
• Schreibregeln und eine Terminologie

Was versteht man unter einem Content-Modell?

Ein Content-Modell, im Englischen content model, definiert die Strukturen, Eigenschaften und Beziehungen zwischen den verschiedenen Inhaltsarten eines Unternehmens. Es umfasst Inhalte aus verschiedenen Bereichen, zum Beispiel: Marketing, Technische Dokumentation, technische Spezifikationen, Berichte und Support-Fälle.

Ein effizientes Content-Modell für modularen Content verringert Erstellungskosten, unterstützt die bereichsübergreifende Wiederverwendung von Content und ermöglicht die Veröffentlichung von Content auf verschiedenen Kanälen (omni-channel content delivery).

Beispiel: In einem Content-Modell für Technische Dokumentation könnten verschiedene Arten von Inhalten vorkommen: Handlungsanweisungen, Technische Daten, Parameterbeschreibungen, Warnhinweise. Zusätzlich enthalten die Inhalte Metadaten wie die Produktvariante oder das Veröffentlichungsdatum.

Was macht gute Informationsarchitektur für die Technische Dokumentation aus?

Eine gute Informationsarchitektur sorgt dafür, dass die Inhalte auf den verschiedenen Kanälen eines Unternehmens wie Website, Produktdokumentation, Hilfe-Portal, Chatbot gut auffindbar sind, personalisiert ausgeliefert werden und unternehmensweit einheitlich sind. Dafür sind u.a. folgende Faktoren wichtig:

• Standardisierte Content-Strukturen sorgen dafür, dass Inhalte aus verschiedenen Abteilungen einheitlich strukturiert sind.
• Einheitliche Metadaten, z.B. auf Basis von iiRDS oder PI-Class®, ermöglichen es Anwendungen, Inhalte zu organisieren und kontextgerecht auszuliefern. Metadaten unterstützen die Personalisierung und die Suche nach Inhalten in Webportalen. So können z.B. Inhalte, die für das Servicepersonal bestimmt sind, mit Metadaten für die Zielgruppe (bspw. Techniker) und den Diagnose-Code versehen werden.
• Eine Unternehmensterminologie sorgt dafür, dass Kernbegriffe im Unternehmen einheitlich verwendet werden und erleichtert das Verständnis der Texte.

Was sind die Herausforderungen beim Entwickeln einer Informationsarchitektur?

Jedes Unternehmen hat eigene, unterschiedliche Informationen, die strukturiert werden müssen, und verschiedene Ausgabekanäle wie Dokumente, Websites, Portal, Online-Hilfen uvm.

Daher kann man beim Ausarbeiten einer Informationsarchitektur nicht einfach Schema F anwenden, sondern muss zunächst analysieren, welche Anforderungen und Erwartungen vorliegen. Das erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, kritischem Denkvermögen und Analysefähigkeiten. Gleichzeitig braucht man Fachwissen, um zu entscheiden, welche Lösungen sich anbieten, etwa bei der Auswahl eines Metadatenmodells, der Standardisierung von Content-Strukturen oder der Auswahl eines Redaktionssystems (CCMS). Dass keine zwei Projekte ganz gleich verlaufen, macht den Beruf von Informationsarchitekt:innen herausfordernd und spannend.

Was passiert mit Bestandsinhalten, wenn wir eine neue Informationsarchitektur einführen?

Wenn Sie eine neue Informationsarchitektur einführen, z.B. um modulare Inhalte digital auszuliefern, müssen Ihre bestehenden Inhalte in die neuen Strukturen überführt werden. In der Regel müssen Dokumente in Topics aufgeteilt und diese mit Metadaten angereichert werden. Dies kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, wobei mehrere Methoden auch gemischt werden können:

• Manuell, indem Redakteur:innen die Inhalte neu strukturieren und überarbeiten
• Script-gestützt, indem z.B. eine XML-Struktur in eine andere transformiert wird
• KI-gestützt, indem z.B. Metadaten automatisiert zugewiesen werden

Erfahren Sie mehr in unserer Leistung Bestandsdokumentation migrieren.

Was ist der Unterschied zwischen der Sitemap einer Website und einer Informationsarchitektur?

Eine Sitemap bildet die Struktur einer Website mit allen vorhandenen Seiten ab. Sie zeigt die hierarchische Auflistung der Ordner-Struktur auf: Von der Startseite geht es wie ein Wasserfall zu den verschiedenen Unterseiten. Die Sitemap repräsentiert also die Struktur eines spezifischen Auslieferungskanals für Inhalte, nämlich einer Website. Daneben kann es weitere Auslieferungskanäle wie PDF-Dokumente oder Chatbots geben.

Eine Informationsarchitektur ist umfassender, sie beinhaltet standardisierte Inhaltsarten, Metadaten, Terminologie, Schreibregeln und mehr.